本データ処理付属書（DPA）は、PlantOps利用組織が本サービスに登録し、オフィス長谷川が利用組織の指示に従って処理する個人データに適用されます。本付属書はPlantOps利用規約の一部を構成します。
1. 当事者と役割
利用組織は、顧客、従業員、取引先、訪問先担当者等の個人データについて、その利用目的・内容・共有範囲を決定する管理者（または適用法上これに相当する者）です。オフィス長谷川（Office Hasegawa）は、PlantOpsの提供に必要な範囲で利用組織の指示に従う処理者（または適用法上これに相当する者）です。アカウント、契約、請求、不正利用防止、サービスの安全管理等について、オフィス長谷川が独立した管理者となる場合があります。Stripe等の提供者も、請求・法令遵守等について独立して情報を取り扱う場合があります。
2. 処理の内容
- 目的・期間
- 契約期間中の顧客・拠点・植物・訪問・作業記録・写真・レポート機能の提供、サポート、セキュリティ維持、および契約終了時の返却・削除。
- 対象者
- 利用組織の利用者・従業員、顧客企業の担当者、訪問先施設・拠点に関係する方。
- 個人データ
- 氏名、連絡先、住所・位置・入館情報、契約・作業メモ、植物・訪問・担当者記録、写真、サポート・監査情報など、利用組織が入力する情報。
- 文書化された指示
- 利用組織による本サービスの設定・操作、サポート依頼、および利用規約・本付属書に記載された指示。適用法令で禁止される指示がある場合は、処理を停止して利用組織に通知します。
3. オフィス長谷川の義務
- 文書化された指示および適用法令に従って個人データを処理し、指示が法令に違反すると判断した場合は利用組織に通知します。
- 個人データを取り扱う者に守秘義務を課し、業務上必要な範囲でアクセスを制限します。
- 組織単位のアクセス制御、通信の暗号化、認証付きファイルアクセス、監査記録、バックアップ管理など、サービスの性質に応じた安全管理措置を講じます。顧客レコード、拠点アクセス情報、植物レコードへの運営者アクセスは、理由と対象範囲を記録し、利用組織のオーナーが承認した有効なアクセス依頼に限ります。閲覧と状態変更は監査記録に残します。
- 個人データの漏えい等を認識した場合、不当な遅滞なく利用組織に通知し、調査、影響の把握、法令上必要な通知に合理的な範囲で協力します。
- 本人からの開示・訂正・削除等の請求、影響評価、規制当局との事前相談について、処理の性質を踏まえて合理的に協力します。利用組織が管理者として対応すべき請求を直接受けた場合、法令で禁止されない限り利用組織に転送します。
- 本付属書の遵守を示すために合理的に必要な情報を提供し、利用組織または秘密保持義務を負う独立監査人による監査に合理的に協力します。監査は原則として事前通知のうえ、サービスの安全と他の顧客の秘密を保護する方法で行います。
4. 再委託先・国外処理
利用組織は、次のサービス提供者への再委託を承認します。Cloudflare（アプリケーション、API、データベース、ファイル保管、ネットワーク・セキュリティおよびCloudflare Email Serviceによるメール送信）。Stripe（Checkout、請求・サブスクリプション）。Cloudflare Email Serviceはメール本文・宛先・件名および送信イベント情報を配信に必要な範囲で処理します。ログ、分析情報、本文プレビューの設定と保持期間はCloudflareアカウントの設定およびCloudflareの条件に従います。メール処理地域はサービス構成によって異なり、特定の国だけで処理されることを保証しません。各提供者の処理内容・役割は情報の種類と利用目的により異なり、Stripeは請求・法令遵守等について独立した管理者として処理する場合があります。各提供者には、適用されるデータ保護契約等に基づく義務が適用されます。
再委託先の追加または交代は、原則として効力発生の14日前までに、登録メールアドレスへの通知または本サービス上の掲示でお知らせします。利用組織は、データ保護上の合理的な理由がある場合、通知期間中に異議を申し立てることができます。当事者間で合理的に解決できない場合、利用組織は影響を受けるサービスを解約できます。処理・保存の地域は提供者および機能により異なり、特定の国だけでの処理を保証しません。適用法令で必要な場合、適切な移転措置を講じます。
5. 終了時の返却・削除と保存
契約終了時、利用組織はアカウント画面からワークスペース削除を申請できます。所有者による申請、メール確認および運営者の確認後、法令上の保存義務、請求・紛争対応、安全管理のため保持が必要な情報を除き、個人データを削除します。利用組織が事前に必要なデータをエクスポートしてください。削除済み写真は復旧用アーカイブに最大30日、データベースのバックアップ・復旧履歴は最大30日残ることがあります。各保存期間の終了後に順次削除します。提供者が独自の管理者として保持する情報は各社の条件・法令に従います。
6. 利用組織の責任・連絡先
利用組織は、個人データの取得・利用に必要な法的根拠、本人への通知、正確性、権利行使への対応、およびオフィス長谷川に対する適法な指示について責任を負います。本付属書に関する連絡先：オフィス長谷川（Office Hasegawa）、〒150-0043 東京都渋谷区道玄坂1-10-8 渋谷道玄坂東急ビル2F-C、[email protected]。