データ処理付属書

1. 役割・処理対象

顧客組織は案件・レビュアー・従業員情報の管理者、Office HasegawaはProofFlow提供のための処理者として行動します。Office Hasegawaはアカウント、請求、サービス安全管理等の情報について独立した管理者になる場合があります。

目的・期間

契約期間中のアカウント、案件、ファイル版、レビュー、承認履歴、通知機能の提供と終了処理。

対象者

顧客組織の利用者・従業員、顧客担当者、レビュアー。

データ

氏名・メール、案件情報、ファイル名・ハッシュ値、PDF・画像、コメント・注釈・判断、レビューリンク、通知メールの内容・送信状態、アクセス・監査記録（アクセス時刻、IP由来のハッシュ、ブラウザー情報等）。

2. 指示・安全管理・事故対応

Office Hasegawaは文書化された指示にのみ従い、担当者に守秘義務を課し、合理的な暗号化・アクセス制限等の安全管理措置を講じます。個人データの漏えい等を認識した場合、不当な遅滞なく顧客へ通知し、調査・影響評価・必要な通知に協力します。本人請求、規制当局への相談、監査・影響評価への対応も合理的に支援します。

3. 再委託先

Cloudflare（Workers、D1、R2、Queues、Email Service、Container）およびStripe（請求）を再委託先として使用します。特定のデータ配置リージョンは指定・保証していません。Email Serviceはメールの宛先・本文・配信情報を処理し、メールプレビューは無効です。配信・ログ情報の保持期間はCloudflareの適用条件と設定に従います。安全スキャナーが利用可能な場合、Cloudflare Container内でClamAVを実行してアップロードファイルを検査します。ファイルは検査のためContainer内で処理し、別の外部スキャン事業者は使用しません。スキャナーが利用できない場合はファイルアップロードを停止します。新たな再委託先を追加する場合は一覧を更新します。Office Hasegawaは再委託先へ適用されるデータ保護義務を課し、その履行に責任を負います。新規追加・交代は原則30日前までに通知し、顧客は合理的な理由で異議を申し立てられます。

4. 国際移転

顧客組織およびOffice Hasegawaは、各自に適用される移転規制上の義務を負います。EU/EEAまたは英国から日本・米国等への移転に適切な契約条項やその他の移転根拠が必要な場合、適用される標準契約条項等を締結する必要があります。本付属書だけで各地域の移転要件が満たされるとは限りません。

5. 終了・削除・監査

顧客組織は契約終了前に、サービスで利用可能なエクスポート機能を使って必要なデータを取得できます。組織削除の申請は少なくとも30日間取り消すことができ、有料期間の終了後に実行される場合があります。削除実行時に稼働中のD1組織データとR2ファイルを削除します。アカウント削除ではログインを停止し、匿名化したアカウント記録が監査履歴のため残る場合があります。D1復旧履歴には削除後も最大30日間データが残る場合があり、ProofFlowから閲覧できません。R2に独立バックアップはありません。法令上の保存義務がある場合は必要な範囲・期間で保持します。遵守を示す合理的な情報を提供し、監査に協力します。